• Alles an einem Ort: Ein zentrales System für alle deine Dokumente erleichtert die Suche und den Zugriff. Kein zeitraubendes Durchsuchen mehrerer Speicherorte – alles, was du brauchst, ist nur wenige Klicks entfernt.
• Schutz deiner Daten: Mit fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen schützt ein DMS deine sensiblen Informationen vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust. Du entscheidest, wer Zugriff auf welche Dokumente hat, und hältst damit deine Geschäftsgeheimnisse sicher.
• Automatisiere und spare Zeit: Von der Genehmigung von Rechnungen bis zur Vertragsverwaltung – ein DMS kann wiederkehrende Aufgaben automatisieren, sodass du dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kannst. Stelle dir vor, wie viel Zeit du sparen könntest, wenn Routineaufgaben wie von Zauberhand erledigt werden.
• Bleib konform: In der Geschäftswelt gibt es unzählige Vorschriften und Gesetze, die eingehalten werden müssen. Ein DMS hilft dir dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass deine Dokumentation den Anforderungen entspricht. Keine Sorgen mehr über Compliance-Probleme.

Mit einem DMS hast du nicht nur von überall Zugriff auf deine Dokumente, sondern profitierst auch von erweiterten Sicherheitsfunktionen. Du bestimmst, wer Zugang zu welchen Informationen hat, und schützt sensible Daten vor unbefugtem Zugriff. So kannst du sicher sein, dass deine Unternehmensinformationen geschützt sind, während du gleichzeitig die Produktivität steigerst.

Ein DMS nimmt dir wiederkehrende Aufgaben ab, indem es Prozesse wie die Rechnungsstellung, Vertragsverwaltung oder das Dokumenten-Review automatisiert. Stell dir vor, wie viel effizienter dein Team arbeiten kann, wenn Routineaufgaben automatisch erledigt werden.

Mit einem DMS kannst du sicherstellen, dass dein Unternehmen alle relevanten gesetzlichen Vorschriften und Standards erfüllt. Es hilft dir, den Überblick über Fristen und Anforderungen zu behalten und somit Risiken und mögliche Strafen zu minimieren.

Durch die Optimierung deiner Dokumentenprozesse kannst du signifikant Zeit und Ressourcen einsparen. Ein DMS ermöglicht es dir, schneller auf Informationen zuzugreifen, effektiver zu kommunizieren und letztendlich mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen.

Ein DMS bietet fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um deine Daten vor Cyberangriffen und Datenverlust zu schützen. Backup- und Wiederherstellungsoptionen sorgen dafür, dass deine Dokumente sicher aufbewahrt werden und im Notfall schnell wiederhergestellt werden können.

Ganz gleich, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – ein DMS gibt dir und deinem Team die Freiheit, von überall und auf jedem Gerät auf wichtige Dokumente zuzugreifen. Diese Flexibilität verbessert nicht nur die Work-Life-Balance, sondern auch die Zusammenarbeit und Produktivität deines Teams.

Ein DMS transformiert die Art und Weise, wie du mit Dokumenten arbeitest, und bringt dein Unternehmen auf das nächste Level der Effizienz und Sicherheit. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug in der digitalen Ära, das dir hilft, besser, schneller und sicherer zu arbeiten.

Die Wahl des richtigen Dokumenten-Management-Systems (DMS) ist entscheidend für die Effizienz deines Unternehmens. Beginne mit einer gründlichen Analyse deiner Bedürfnisse: Welche Probleme möchtest du lösen? Welche Prozesse könnten verbessert werden? Berücksichtige bei deiner Auswahl Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Integrationsmöglichkeiten, Skalierbarkeit und den verfügbaren Support. Vergiss nicht, dein Team mit einzubeziehen, denn deren Akzeptanz und Komfort im Umgang mit dem System sind für den Erfolg unerlässlich. Ein sorgfältig ausgewähltes DMS kann deine Arbeitsabläufe vereinfachen, die Datensicherheit erhöhen und das Wachstum deines Unternehmens fördern.

Bevor du dich auf die Suche nach einem DMS begibst, ist es wichtig, dass du dir klar machst, was dein Unternehmen wirklich braucht. Überlege, welche spezifischen Herausforderungen du mit dem DMS lösen möchtest. Geht es um die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team, um die Einhaltung bestimmter Compliance-Richtlinien oder um die Automatisierung von Geschäftsprozessen? Die genaue Definition deiner Anforderungen hilft dir, ein System zu finden, das genau zu deinen Bedürfnissen passt.

Bei der Auswahl eines DMS solltest du verschiedene Kriterien berücksichtigen:

• Benutzerfreundlichkeit: Ein gutes DMS sollte intuitiv bedienbar sein, damit alle Teammitglieder ohne umfangreiche Schulungen damit arbeiten können.
• Sicherheitsfunktionen: Achte auf robuste Sicherheitsmechanismen, die deine Daten schützen und Compliance mit gesetzlichen Vorschriften gewährleisten.
• Integrationsfähigkeit: Das DMS sollte sich problemlos in andere von dir genutzte Systeme und Anwendungen integrieren lassen.
• Skalierbarkeit: Wähle ein System, das mit deinem Unternehmen wachsen kann und sich an veränderte Bedürfnisse anpasst.
• Support und Service: Ein zuverlässiger Kundensupport ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das System reibungslos funktioniert.

Die Menschen, die täglich mit dem DMS arbeiten werden, sollten in den Auswahlprozess einbezogen werden. Ihr Feedback kann wertvolle Einblicke in die praktischen Anforderungen und Präferenzen liefern. Durch ihre Beteiligung stellst du sicher, dass das ausgewählte DMS auf breite Akzeptanz im Team stößt und effektiv genutzt wird.

Die Auswahl des richtigen DMS ist ein strategischer Prozess, der eine sorgfältige Planung und Bewertung erfordert. Indem du die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens berücksichtigst, die richtigen Kriterien anlegst und dein Team in den Entscheidungsprozess einbeziehst, kannst du ein System finden, das deine Dokumentenverwaltung revolutioniert und deinem Unternehmen einen echten Mehrwert bietet.

INOXISION Enterprise Suite ist eine umfassende Lösung für die digitale Archivierung, die speziell darauf ausgerichtet ist, die Effizienz und Sicherheit der Dokumentenverwaltung in Unternehmen zu verbessern. Zu den Hauptfunktionen gehören:

• Revisionssichere Archivierung: Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur Ablage aller steuerlich oder handelsrechtlich relevanten Dokumente.
• Microsoft® Outlook-Integration: Ermöglicht die komfortable Suche nach E-Mails direkt aus Outlook und bietet eine Ablageordner-Funktion für die revisionssichere Archivierung von E-Mails.
• Bar-Code- und QR-Code-Erkennung: Automatische Verschlagwortung und Zuordnung von Dokumenten durch Barcode- und QR-Code-Erkennung.
• Zugriffsberechtigungsmanagement: Individuelle Steuerung des Zugriffs auf den zentralen Datenpool.
• inoxision secure Mail: Sichere Archivierung der Mailkommunikation und Möglichkeit, verschlüsselte E-Mails zu versenden.
• Webclient und Windows-Archivdruckertreiber: Zugriff auf archivierte Dokumente über den Webbrowser und Möglichkeit, Dokumente aus jeder Windows-Software zu archivieren.
• Tobit David® Integration: Direkter Zugriff auf Archivfunktionen und intelligente Rechercheszenarien direkt aus dem Mail-Client.

Die INOXISION Enterprise Suite bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter:

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Dokumentenarchivierung und -suche können Arbeitsabläufe beschleunigt und vereinfacht werden.
• Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten wird durch die revisionssichere Archivierung gewährleistet.
• Verbesserte Zugriffskontrolle: Durch das Zugriffsberechtigungsmanagement können Unternehmen den Zugriff auf sensible Informationen effektiv steuern.
• Erhöhte Datensicherheit: Die sichere Archivierung und verschlüsselte Kommunikation schützen vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff.
• Flexibilität: Die Integration in bestehende Systeme wie Microsoft® Outlook und Tobit David® ermöglicht eine nahtlose Einbindung in die bestehende IT-Infrastruktur.

INOXISION Enterprise Suite zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität bei der Integration in bestehende Systemlandschaften aus. Die Lösung kann durch verschiedene Module wie das Outlook-Add-In, den Webclient und den Windows-Archivdruckertreiber an spezifische Anforderungen angepasst werden. Zudem ermöglicht das Zugriffsberechtigungsmanagement eine individuelle Anpassung der Zugriffsrechte, um den Bedürfnissen unterschiedlicher Nutzergruppen gerecht zu werden. Die Möglichkeit zur Integration in Tobit David® erweitert die Anwendungsszenarien und bietet Unternehmen zusätzliche Flexibilität bei der Gestaltung ihrer digitalen Archivierungsprozesse.